Am Samstag dem 23. Februar 2019 fand in der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW) ein Seminar zum Thema Vergabe für Restauratoren statt. Organisiert wurde das Treffen mit dem Titel „Vom Bieter zum Auftragnehmer: Einführung in die Unterschwellenvergabe“ von der Interessengruppe Selbstständige und Freiberufler (IGSF) des VDR. Die dank KOREGT (Förderverein des Studiengangs KRG) zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten waren mit 55 Teilnehmern ausgebucht.
Teilnehmer Eike Dehn berichtet:
Viele der teilnehmenden Restauratoren (etwa 4/5), Fachplaner und Vertreter von Vergabestellen waren nicht zum ersten Mal auf einer Fortbildungsveranstaltung zum Vergaberecht. Dementsprechend entspannt gestaltete sich der Umgang mit der neuen Vergabeordnung.
Zu Beginn der Veranstaltung wurden die Anwesenden von der Vorsitzenden der IGSF Caroline Weiss begrüßt. Frau Weiss warb offensiv für die Beteiligung in der IGSF und stellte zugleich die Unterstützungsmodelle für Freiberufler durch die Interessengemeinschaft vor. Moderiert wurde von Christiane Maier aus Hamburg, die zusammen mit den Kollegen Birgit Engel-Bangen, Stephanie Silligmann, Tatjana Held und Dirk Sturmfels für die Organisation der Veranstaltung verantwortlich war.
Der Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht Christian Esch aus Hamburg referierte am Vor- und Nachmittag über das Thema „Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)“. Engagiert lud Christian Esch die Zuhörerschaft stets durch Fragen ein, sich am Vortrag kritisch zu beteiligen. Häufig entstanden dadurch sehr enge, detailliert ausgestaltete Dialoge zu Sachfragen, die von Herrn Esch aufgeklärt und erläutert werden konnten.
Gleich zu Anfang zog er die Grenzlinien auf, in denen sich der Tag bewegen sollte: Das Vergaberecht wurde mindestens als „gruselig“ dargestellt, da hier selbst der gut geschulte Fachanwalt mit den häufigen Überarbeitungen zu kämpfen hat. Im föderalen System ist das Vergaberecht darüber hinaus Länderrecht, so dass die UVgO (gesprochen Uffko) bisher noch gar nicht überall Anwendung findet. Christian Esch schloss daraus, dass Ausschreibende oft unsicher seien, auf welche Rechtsgrundlagen sie zurückgreifen müssten.
Dergestalt eingestimmt erläuterte der Fachanwalt die vergaberechtlichen Grundsätze. Die UVgO ersetzt in den meisten Bundesländern die alte VOL. Anzuwenden ist sie u. a. auf die planerischen Leistungen von Restauratoren sowie auf vorrangig wissenschaftlich/künstlerische Leistungen unterhalb der Schwellenwerte. Caroline Weiss war es an dieser Stelle wichtig darauf hinzuweisen, dass restauratorische Tätigkeiten wohl wissenschaftlicher, keinesfalls aber künstlerischer Natur sind. Die übrigen, stärker händischen Leistungen werden weiterhin weitestgehend nach VOB/A ausgeschrieben. Zur Berechnung der jeweiligen Schwellenwerte muss immer der Umfang der Gesamtleistung betrachtet werden.
Anschließend erklärte Christian Esch den sogenannten „Öffentlichen Auftraggeber“, bzw. diejenigen, die vorgenannte Vergabeverfahren anzuwenden hätten. Hier schloss sich der wichtige Hinweis an, dass ein schwerwiegender Vergabeverstoß zu einer späteren Rückgabe von Fördermitteln führen kann. Geprüft wird dies durch den jeweiligen Rechnungshof. Außerdem darf es keine Ausschreibung rein zum Zweck der Markterkundung geben; fehlerhafte Kostenschätzungen könnten zu einer Aufhebung der Ausschreibung führen. Es entspann sich eine lebhafte Diskussion um Bieterfragen (die bei Unklarheiten unbedingt zu stellen sind!) und Korrekturen im Leistungstext (die vom Bieter unbedingt zu vermeiden sind). Die (unzulässige) Vermischung von Vertrags- und Vergaberecht war inzwischen in vollem Gange.
Nach dem Mittagessen (hervorragend – drei Suppen u. a. vegan, glutenfrei und regional sowie mehrere köstliche Quiches) dann nun wirklich der konkrete Einstieg in die UVgO: Wann – wann nicht? Welche Vergabeverfahrensarten gibt es? Was sind die Vorteile einer öffentlichen Ausschreibung sowie eines öffentlichen Teilnahmewettbewerbs mit anschließender beschränkter Ausschreibung zu einer von vornherein beschränkten Ausschreibung? Wann ist ein Verhandlungsverfahren empfehlenswert und bis zu welcher Summe kann ich direkt vergeben? Wie verhält es sich mit der Dokumentationspflicht der Vergabe?
Viele Themen waren schon am Vormittag abgefragt worden, daher noch einmal Details: Die elektronische Vergabe ist ab 2020 Standard. Christian Esch rät dazu, sich eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät anzuschaffen. Eintragungen im Angebot – wenn handschriftlich – immer dokumentenecht, deutlich und gut lesbar. Kein TippEx! Es gelten immer die Einheitspreise! Produktneutrale Ausschreibung – wenn der Fachplaner ein bestimmtes Produkt empfiehlt, ist dies immer zu begründen. Die Nichteintragung eines zu nennenden Produktes durch den Bieter führt zum Ausschluss. Bei Unklarheiten zum Leistungstext: Nachfragen! Und zwar vor der Abgabe des Angebotes! Ansonsten unterschreibt der Bieter mit dem Angebot einen Vertrag, den er nicht richtig verstanden hat. Bei pauschalierten Leistungen kann das unerfreulich werden.
Entgegen der verbreiteten Meinung, voruntersuchende Restauratoren dürften nicht an der geplanten Restaurierungsmaßnahme beteiligt werden, eine erfreuliche Nachricht: Stellen wir uns vor, ein Restaurator untersucht, erstellt Musterflächen und empfiehlt Maßnahmen. Wird nun der Wissensvorsprung des Voruntersuchenden durch eine vernünftige Dokumentation ausgeglichen und diese allen Bietern zur Verfügung gestellt, kann der voruntersuchende Restaurator in den Bieterkreis aufgenommen werden. Um Interessenkonflikte zu vermeiden, muss bei der Formulierung des Leistungstextes jedoch sehr sorgfältig vorgegangen werden.
In den Schlussausführungen noch die Abarbeitung der Zuschlagskriterien und die möglichen Gründe zum Ausschluss von Angeboten. Resümee: Als Projektant und Auftraggeber hat man eine besondere Verantwortung zu genauer Vorbereitung. Genauso hat der Bieter die Verantwortung auf Unstimmigkeiten hinzuweisen.
Einen großen Dank an die Organisatoren, die IGSF und die Geschäftsstelle des VDR sowie dem unterstützenden Partner KOREGT e. V. für die Ermöglichung des Seminars sowie – verbunden mit einem großen Lob – an Fachanwalt Christian D. Esch LL.M. von der Sozietät Graf von Westphalen aus Hamburg. Man freut sich auf ein weiteres Seminar im Rahmen dieses Formates.